Règlements

Adoptés par l’assemblée générale de fondation, le 4 mai 2012.
Modifications adoptés par l’assemblée générale le 23 novembre 2017. 

N.B. Le masculin est utilisé dans ce document dans le seul but d’alléger le texte.

Table des matières

Section I - DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 1 : Dénomination sociale
Article 2 : Siège social
Article 3 : L’enregistrement 
Article 4 : Buts              
   
Section II - LES MEMBRES
Article 5 : Catégorie
Article 6 : Membre actif
Article 7 : Cotisation annuelle
Article 8 : Retrait d’un membre
Article 9 : Radiation ou suspension 
   
Section III - ASSEMBLÉE DES MEMBRES  
Article 10 : Assemblée générale (annuelle)
Article 11 : Composition
Article 12 : Assemblée spéciale ou extra ordinaire
Article 13 : Avis de convocation           
Article 14 : Ordre du jour
Article 15 : Quorum
Article 16 : Président et secrétaire d’assemblée
Article 17 : Vote
 
Section IV - CONSEIL D’ADMINISTRATION  
Article 18 : Composition
Article 19 : Durée mandat
Article 20 : Éligibilité
Article 21 : Pouvoirs du conseil d’administration
Article 22 : Assemblées du conseil d’administration
Article 23 : Réunion du conseil d’administration
Article 24 : Dirigeant
Article 25 : Président
Article 26 : Vice-président
Article 27 : Secrétaire
Article 28 : Trésorier
Article 29 : Durée des fonctions
Article 30 : Élection
Article 31 : Retrait d’un administrateur
Article 32 : Vacances
Article 33 : Destitution
Article 34 : Rémunération

Section V - DISPOSITIONS FINANCIÈRES 
Article 35 : Année financière
Article 36 : Effets bancaires
Article 37 : Modifications aux règlements généraux
Article 38 : Dissolution et Liquidation
Article 39 : Règles de procédure

Section I - DISPOSITIONS GÉNÉRALES  

Article 1 : Dénomination sociale
La dénomination sociale de la personne morale est « Bicyclons Lanaudière » modifié pour « Club de vélo Du Grand Joliette ». Dans les règlements qui suivent, le mot organisme ou organisation désigne : Club de vélo Du Grand Joliette.
 
Article 2 : Siège social
Le siège social de l’organisation est situé dans la MRC de Joliette ou région de Lanaudière.
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Article 3 : L’enregistrement
« Bicyclons Lanaudière » est un organisme privé à but non lucratif, enregistré en 2012 selon la 3e partie de la Loi sur les compagnies. « Bicyclons Lanaudière » est devenu « Club de vélo Du Grand Joliette » le tout enregistré le 30 mars 2017 auprès du Registraire des entreprises du Québec.
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Article 4 : Buts 

• Promouvoir l’activité physique et regrouper en personne morale des personnes de tous âges, particulièrement de la région de Lanaudière en établissant et organisant un club de vélo.
• Regrouper des cyclistes, débutants ou chevronnés, afin d’offrir à ses membres des randonnées de vélo sécuritaires et dynamiques dans une ambiance amicale et agréable.
• Regrouper et faire participer les différents organismes du milieu à l’organisation et au développement des diverses activités de vélo destinées à la population.
• Recevoir des dons, legs, biens et autres contributions de même nature en argent, en valeurs mobilières ou immobilières.
• Recueillir des fonds en faisant appel à des souscriptions publiques ou privées, commandites, subventions gouvernementales ou municipales.
• Organiser différents types d’activité d’autofinancement, instaurer différents modes de financement (ex. : frais d’inscription) et administrer les sommes d’argent recueillies en vue de réaliser les objectifs de l’organisme. Les objets ne permettent cependant pas aux souscripteurs ou à leurs ayants droit de recouvrer, sous quelque forme que ce soit, l’argent qu’ils auront versé à l’organisme.

Section II - LES MEMBRES

Article 5 : Catégorie
L’organisme compte une catégorie de membres soit les membres actifs.
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Article 6 : Membre actif
Les membres actifs de l’organisation sont les individus intéressés aux objectifs et aux activités de la corporation qui remplissent le formulaire d’affiliation prescrit et qui acquittent le montant de la cotisation annuelle.
 
Article 7 : Cotisation annuelle
Le montant de la cotisation annuelle des membres actifs est fixé par le conseil d’administration et est payable à la date fixée par ce dernier.
 
Article 8 : Retrait d’un membre
Tout membre peut se retirer comme tel en tout temps en signifiant son retrait ou sa démission, de préférence par écrit, au secrétaire de l’organisme. Ce retrait ou cette démission prend effet à la date de réception d’un tel avis ou à la date précisée dans ledit avis. Aucune demande de remboursement du droit d’adhésion et de la cotisation annuelle ne peut être acceptée.
 
Article 9 : Radiation ou suspension
Le conseil d’administration peut, par résolution, suspendre pour une période qu’il détermine ou encore radier définitivement tout membre qui commet un acte jugé contraire aux buts poursuivis par l’organisme ou enfreint les règles de sécurité et met en danger les membres. Le membre visé sera informé par écrit de la nature exacte de l’acte.

Section III - ASSEMBLÉE DES MEMBRES

Article 10 : Assemblée générale (annuelle)
L’assemblée annuelle des membres de l’organisation a lieu à la date que le conseil d’administration fixe chaque année. Cette date devra être située autant que possible dans les cent vingt jours qui suivent la fin de l’exercice de l’organisme. L’assemblée annuelle est tenue au siège social de l’organisme ou à tout autre endroit fixé par le conseil d’administration.
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Article 11 : Composition
Elle est composée des membres actifs de la personne morale.
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Article 12 : Assemblée spéciale ou extra ordinaire
Les assemblées des membres sont tenues à l’endroit fixées par le conseil d’administration ou par la ou les personnes qui convoquent ces assemblées. Il appartient au président ou au conseil d’administration de convoquer ces assemblées lorsqu’elles sont jugées opportunes pour la bonne administration des affaires de l’organisation. Le conseil est tenu de convoquer pareille assemblée spéciale des membres dans les dix (10) jours de la réception de la demande écrite à cette fin spécifiant le but et les objectifs d’une telle assemblée, et signée par au moins dix (10) membres actifs; à défaut par le conseil d’administration de convoquer une telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite.
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Article 13 : Avis de convocation
L’avis de convocation à toute assemblée annuelle des membres est adressé à tous les membres qui ont droit d’y assister. Le délai de convocation des assemblées des membres actifs est d’au moins dix (10) jours calendrier. Toutefois, l’assemblée annuelle peut, par règlement, fixer tout autre mode de convocation. L’avis de convocation d’une assemblée spéciale devra respecter un délai d’au moins quarante-huit (48) heures et mentionner, en plus de la date de l’heure et de l’endroit de l’assemblée, le ou les sujets qui y seront étudiés; seulement ce ou ces sujets pourront être étudiés. Une assemblée pourra être tenue sans avis préalable si tous les membres sont présents ou si les absents ont donné leur consentement à la tenue d’une telle assemblée sans avis. La présence d’un membre à une assemblée couvre le défaut d’avis quant à ce membre. L’omission accidentelle de cet avis ou la non-connaissance de cet avis pour toute personne n’a pas pour effet de rendre nulles les résolutions adoptées à cette assemblée.
 
Article 14 : Ordre du jour
L’ordre du jour de l’assemblée annuelle doit contenir au minimum les sujets suivants :

• L’acceptation des rapports (d’activités et financiers) et du procès-verbal de la dernière assemblée générale
• La nomination d’un vérificateur (s’il y a lieu)
• La ratification des règlements (nouveaux ou modifiés) adoptés par le conseil d’administration depuis la dernière assemblée générale
• L’élection ou la réélection des administrateurs de l’organisme.

L’ordre du jour de toute assemblée des membres (annuelle, spéciale) doit minimalement porter sur les points mentionnés dans l’avis de convocation.
 
Article 15 : Quorum
Pour l’assemblée générale annuelle et les assemblées spéciales, le quorum est formé des membres en règle présents lors de l’assemblée.
                    
Article 16 : Président et secrétaire d’assemblée
De façon générale, le président ou tout autre officier de l’organisme préside l’assemblée annuelle. Toutefois, il est possible pour les membres présents de désigner entre eux un président d’assemblée. Le secrétaire de l’organisme ou toute autre personne nommée à cette fin par le conseil d’administration ou élue par les membres présents peut agir comme secrétaire de l’assemblée des membres.
 
Article 17: Vote
À une assemblée des membres, les membres actifs en règle présents, y compris le président d’assemblée, ont droit à une voix chacun.

​Section IV - CONSEIL D’ADMINISTRATION

Article 18 : Composition
Le conseil d’administration est composé de (sept) 7 personnes élues lors de l’assemblée annuelle de la personne morale. Ces personnes doivent être majeures et être membres actifs de l’organisme.
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Article 19 : Durée du mandat
La durée du mandat des administrateurs est de deux (2) années. Note : Un système alternatif est mis en place c’est-à-dire que trois (3) administrateurs sont élus une année et les quatre (4) autres administrateurs sont élus l'année suivante.
 
Article 20 : Éligibilité
Les membres actifs en règle de l’organisme, âgés de 18 ans et plus, n’étant pas en tutelle ou en curatelle, n’étant pas un failli ou un interdit par jugement sont éligibles comme administrateur.
 
Article 21 : Pouvoirs du conseil d’administration

• Il administre les affaires de la personne morale.
• Il élabore les politiques de fonctionnement.
• Il est le responsable de l’embauche et du congédiement du personnel.
• Il prépare et approuve les prévisions budgétaires de la personne morale et gère les affaires de l’organisme.
• Il exerce tous autres pouvoirs qui lui sont conférés en vertu de la Loi sur les compagnies et des règlements de l’organisme.

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Article 22 : Assemblées du conseil d’administration
Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que jugé nécessaire sur demande du président ou de la majorité des membres du conseil. L’avis de convocation signé par le président ou le secrétaire est transmis par courrier ordinaire, ou donné par téléphone ou courriel au moins sept (7) jours avant la date prévue d’une assemblée et le quorum à toute assemblée est fixé à la majorité des membres du conseil.
 
Article 23 : Réunion du conseil d’administration
CONVOCATION ET LIEU
Les réunions du conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire ou le président, soit sur instruction du président, soit sur demande écrite d’au moins deux (2) des administrateurs. Les réunions sont normalement tenues au siège social de l’organisme ou à un endroit désigné par le président ou le conseil d’administration.

AVIS DE CONVOCATION
L’avis de convocation à une réunion du conseil d’administration se donne par écrit (courriel) ou verbal. Un délai de convocation est d’au moins sept (7) jours francs avant la réunion. Tout administrateur peut renoncer par écrit à l’avis de convocation. Si tous les administrateurs sont présents ou si les absents y consentent par écrit, la réunion peut avoir lieu sans avis préalable de convocation. La réunion du conseil d’administration tenue immédiatement après l’assemblée annuelle des membres peut être sans avis de convocation. La présence d’un administrateur à une assemblée couvre le défaut d’avis quant à cet administrateur.

QUORUM
Le quorum pour la tenue des assemblées du conseil d’administration est fixé à 50% des administrateurs plus un (1). Le quorum doit être maintenu pour toute la durée de l’assemblée.

VOTE
Chaque administrateur a droit à un de vote et toutes les questions sont décidées à la majorité simple. Cette majorité est établie en fonction du nombre d’administrateurs à la réunion pourvu que ce nombre soit l’équivalent ou supérieur au quorum établi. Il procède au vote à main levée. Le vote par procuration n’est pas permis.

RÉSOLUTION SIGNÉE
Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une assemblée du conseil d’administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de la corporation, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal régulier.

PARTICIPATOIN À DISTANCE
Si tous les administrateurs y consentent, ils peuvent participer à une assemblée du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer entre eux, notamment par téléphone, courrier électronique, téléconférence, conférence téléphonique, par télécopieur ou via interne (clavardage). Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée.

AJOURNEMENT
Qu’il y ait quorum ou non, une assemblée du conseil d’administration peut être ajournée en tout temps par le président de l’assemblée ou par un vote majoritaire des administrateurs présents, et cette assemblée peut être tenue comme ajournée sans qu’il soit nécessaire de la convoquer à nouveau.

ORDRE DU JOUR
L’ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation. Il doit être connu par tous les administrateurs avant la tenue de l’assemblée.

Article 24 : Dirigeants
Les dirigeants de la corporation sont :

• Le trésorier : Isabelle Bonin
• Le président : Pierrette De Grandpré
• Le vice-président(e) : Sylvain Jetté
• Le secrétaire : Isabelle Bruneau

Les dirigeants sont élus par et parmi les membres du conseil d’administration à la première assemblée du conseil ou à l’assemblée annuelle.

Article 25 : Président

• Il préside les assemblées membres et du conseil d’administration.
• Il est, avec le secrétaire et le trésorier, l’un des signataires des chèques et autres effets de commerce de la personne morale.
• Il s’assure que les tâches et fonctions dévolues aux dirigeants, administrateurs employés et préposés de la corporation soient correctement effectuées.
• Il exerce toutes les autres tâches et fonctions qui peuvent lui être confiées par le conseil d’administration.
• Il surveille, administre et dirige les activités de l’organisme, voit à l’exécution des décisions du conseil d’administration.
• Il s’occupe des relations publiques de l’organisme.

 
Article 26 : Vice-président

• Il remplace le président lorsque ce dernier est incapable d’agir.
• Il exerce toutes les autres tâches et fonctions qui peuvent lui être confiées par le conseil d’administration.

 
Article 27 : Secrétaire

• Il assure le suivi de la correspondance de l’organisme.
• Il a la charge du secrétariat et des registres de la corporation.
• Il prépare, en collaboration avec le président, les avis de convocation et les ordres du jour des assemblées de la personne morale.
• Il est avec le président et le trésorier, l’un des signataires des chèques et autres effets de commerce de l’organisme.
• Il remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par le conseil d’administration.
• Il a la garde des archives, des livres des procès-verbaux, du sceau de l’organisme et de tous les autres registres corporatifs.

Article 28 : Trésorier

• Il a la charge et la garde des fonds de l’organisme et de ses livres de comptabilité.
• Il veille à l’administration financière de l’organisme.
• Il signe avec le président et le secrétaire, les chèques et autres effets de commerce.
• Il effectue les dépôts. Tout chèque payable à l’organisme doit être déposé au compte de l’organisme.
• Il doit laisser examiner les livres et comptes de l’organisme par les administrateurs. Le conseil d’administration peut désigner tout autre membre du conseil pour exercer cette fonction pour la fin d’année financière.
• Il remplit toutes les fonctions qui lui sont confiées par le conseil d’administration.

Article 29 : Durée des fonctions
Chaque administrateur entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu. La durée du mandat est de deux (2) ans, mais 50% des postes doivent être remplacés chaque année. Une partie l’année paire et l’autre l’année impaire.
 
Article 30 : Élection
Les administrateurs sont élus chaque année par les membres actifs au cours de l’assemblée annuelle et selon la procédure d’élection décrite ci-après. Procédure d’élection L’assemblée nomme ou élit un président d’élection, un secrétaire d’élection et un ou plusieurs scrutateurs. Dans le cas où il n’y a pas plus de candidats que le nombre d’administrateurs à élire, l’élection aura lieu par acclamation; dans le cas où il y a plus de candidats que d’administrateurs à élire, l’élection pourra se faire par scrutin secret.
 
Article 31 : Retrait d’un administrateur
Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction tout administrateur qui :

• Présente, préférablement par écrit, sa démission au conseil d’administration, soit au président ou au secrétaire de l’organisme, soit lors d’une assemblée du conseil d’administration
• Décède, est malade, devient insolvable ou interdit
• Cesse de posséder les qualifications requises
• A manqué plusieurs réunions de l’organisme (Nombre maximal 4)

Article 32 : Vacances
Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé par résolution du conseil d’administration, mais le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur. Lorsqu’une vacance survient au sein du conseil d’administration, il est de la discrétion des administrateurs demeurant en fonction de la combler en nommant au poste vacant une personne correspondant. Dans l’intervalle, ils peuvent validement continuer à exercer leurs fonctions, du moment qu’un quorum subsiste. Si le quorum n’existe plus, par vacances ou désistements, un membre du conseil ou à défaut, un membre peut exceptionnellement convoquer une assemblée spéciale pour procéder aux élections.
 
Article 33 : Destitution
Un administrateur peut être destitué par les membres en règle au moment d’un avis écrit adressé à cet administrateur et au conseil d’administration. La destitution d’un administrateur, tout comme son élection, relève du bon vouloir des membres; elle peut être faite en tout temps lors d’une assemblée spéciale des membres s'il jugent qu'il contrevient aux règlements généraux ou pour tous autres motifs particuliers.

Article 34 : Rémunération
Les administrateurs ne sont pas rémunérés pour leurs services. Par ailleurs, le conseil d’administration peut adopter une résolution visant à rembourser les administrateurs des dépenses engagées dans l’exercice de leurs fonctions.

SECTION V - DISPOSITIONS FINANCIÈRES

Article 35 : Année financière 
L’exercice financier de l’organisme se termine au 31 décembre de chaque année.
 
Article 36 : Effets bancaires
Tous les chèques, billets, traites, lettres de change et autres effets bancaires, connaissements, endossements et autres effets de commerce, contrats, actes et documents requérant la signature de l’organisme sont signés par le président ou le vice-président conjointement avec le secrétaire ou le trésorier, deux (2) signatures étant nécessaires. Toutefois, le conseil d’administration peut désigner, par résolution, tout autre membre du conseil pour exercer cette fonction. Tout administrateur signataire n’acceptant plus cette fonction n’aura plus le droit de signature. De ce fait, après chaque élection du conseil d’administration, la liste des signataires doit être mise à jour. Tout chèque payable à l’organisme devra être déposé au crédit de l’organisme auprès de la ou des banques, caisses populaires ou compagnie de fiducie que le conseil d’administration désignera par résolution au secrétaire ou au trésorier de l’organisme.
 
Article 37 : Dissolution et Liquidation
La dissolution de l’organisme doit être approuvée et adoptée par les deux tiers (2/3) des membres votants lors d’une assemblée spéciale convoquée à cette fin. Lors de cette assemblée, les membres auront à définir les modalités de dissolution et de liquidation des biens de l’organisme en respect du présent article, de la troisième loi sur les compagnies et des obligations à remplir auprès du Registraire des entreprises, ceci après paiements des dettes. En cas de dissolution ou de liquidation, les biens et les fonds de l’organisme seront dévolus, après la décision des membres prise en assemblée spéciale, soit à un organisme ayant la même mission que Club de Vélo du Grand Joliette, soit à un ou plusieurs organismes exerçants une activité analogue sur le territoire de Lanaudière.
 
Article 38 : Modifications aux règlements généraux
Le conseil d’administration peut, dans les limites permises par la Loi sur les compagnies, amender les présents règlements, les abroger ou en adopter de nouveaux. Ces modifications sont en vigueur dès leur adoption et ils le demeurent jusqu’à la prochaine assemblée annuelle des membres de la personne morale, ou ils doivent alors être ratifiés pour continuer d’être en vigueur. 
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Article 39 : Règles de procédure
Sous réserve de l’acte constitutif et des règlements de l’organisme, le conseil d’administration peut adopter un règlement pour régir la procédure de toute assemblée du conseil d’administration. En l’absence de règles de procédure sur un point donné, un code de procédure devrait être déterminé par le conseil d’administration et s’appliquer à toute assemblée des instances de l’organisme.

ADOPTÉ PAR LES ADMINISTRATEURS LE 17 OCTOBRE 2017

ET RATIFIÉ PAR LES MEMBRES EN ASSEMBLÉE GÉNÉRALE LE 23 NOVEMBRE 2017

Dominic Letiecq
Président

Christophe Hervé
Secrétaire